事務負担を減らし、快適な出張を。社員の安心を想うLabBaseの導入事例を紹介

株式会社LabBase

コーポレート本部

     小嶋勇一様

就活サービスなどの事業を通じ、研究に励む理系学生の未来を創る、株式会社LabBase。同社では全社会議に伴う社員の事務負担の軽減や、出張費の統制が課題となっていました。それらの課題を解決すべく同社が導入したのが、東急株式会社の定額宿泊サービス「TsugiTsugi」の法人プランでした。今回は株式会社LabBaseコーポレート本部の小嶋様に、導入の経緯や活用のポイントなどを聞きました。


POINT

  • 出張に付随する事務負担軽減などを目的に導入
  • 導入にあわせて出張旅費規程を改訂
  • 福利厚生のメニューとしても活用していきたい

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全社会議のたびに30名が上京。出張者や経理部門の負担軽減が最大の課題でした。

‐貴社の事業内容やコーポレート本部の業務内容について教えてください。

当社は創業8期目のベンチャー企業です。理系学生向け就活サービス「LabBase就職」を核に、リクルーティング領域、研究領域の事業を展開しています。私が所属するコーポレート本部は、経理や、人事・労務、総務、経営企画、IR、情報セキュリティなど、管理機能を集約した部門です。

株式会社LabBase コーポレート本部 小嶋勇一様

‐TsugiTsugiの法人向けプランを導入された理由について教えてください。

導入以前の課題は2つありました。

最大の課題は、全社会議に付随する社員側・コーポレート側双方の手続負担です。当社には約100名の社員がおり、そのうち30名は地方に住んでいます。この30名が四半期ごとに開催される全社会議のたびに上京するのですが、最近では観光客の増加等もあり都内のホテルの予約が取りづらい状況になっていました。

また全社でみると立替経費の申請や承認などの社内手続も膨大であり、会社として宿泊施設を選定・統制する方針となりました。

2つ目の課題は、増加する出張への対応です。新型コロナウイルスが5類感染症に移行してから地方出張が増えたのですが、最近は地方でもホテルの宿泊費は高くなっています。出張旅費規程に収まる古いホテルに泊まったら部屋にネズミが出た、などという話も耳にしました。このままでは社員が十分なパフォーマンスを発揮できないと思い、良い宿泊環境の提供も急務でした。

社員の安心が第一の社風。良いホテルに泊まり、仕事のパフォーマンスを高めてほしい。

-社員の皆さまに良い環境を提供したい、という想いを強く感じます。

コロナ禍以前は、全員がオフィスに出社していました。しかしコロナ禍に突入した直後の2020年6月に働き方を一新し、出社/リモートを自由に選べるようにしました。社員が安心して働けることを第一に考える、創業者の想いが反映されています。地方在住者の採用を始めたのもこの頃からです。コロナ禍の収束を受けてオフラインに戻す企業も多いかと思いますが、当社はリモートを1つの選択肢として維持しています。

-TsugiTsugiを導入した決め手を教えてください。

前述した2つの課題をクリティカルに解決できると感じたからです。一括で宿泊枠を購入するので、都度の立替精算が不要になりますし、急な出張の増加にも柔軟に対応できます。ホテルの品質も高く、社員も出張の疲れを取って高いパフォーマンスをあげられるだろうと感じました。経営層にも快諾していただき、導入に至りました。

TsugiTsugiは出張者から大好評。社内の会議を通じて認知が高まりました。

-TsugiTsugiをどのように運用していますか。

出張でTsugiTsugiを使う場合、社内の経費精算システムでその旨を申請します。申請が上がると、コーポレートが内容を確認し、宿泊に必要なポイントを付与しています。

TsugiTsugiを試験導入した翌月、大阪での展示会があったので、そこで出張する社員に試しに使ってもらいました。出張者からは「出張直前でもスムーズに予約でき、部屋も広い」「立替精算の手間がなく、チェックインも楽。早く全社展開してほしい」といったフィードバックが寄せられ、大好評でした。

全社会議の場でも「TsugiTsugiを利用して快適な出張ができた」という感想が報告されました。それを聞いた他の部門がTsugiTsugiに興味を寄せて使ってくれる、という良い循環で社内に認知が広がりました。私も「これなら本運用できる」と確信し、全社に展開しました。

またTsugiTsugiの導入にあわせて出張旅費規程も改訂しました。宿泊費も高騰している昨今では、規程を変える必要性は感じつつも変更水準の設定が難しいため、TsugiTsugiの金額に合わせる形で見直せたことは社内の検討工数の削減につながりました。    

-TsugiTsugiの導入によって感じている効果を教えてください。

導入前の狙いどおり、出張に付随する事務負担が軽減されました。出張者は費用の立替が不要になり、領収証の取得や提出もせずに済むようになりました。経理部門も、個々の経費申請を承認する必要がなくなりました。

想定外の効果として、予算組みが楽になりました。全社会議の予算編成は費目が多く大変なのですが、TsugiTsugiの導入で出張費が固定されたので、負担は大きく減りました。

– TsugiTsugiで気に入っているポイントを教えてください。

シンプルなUIが気に入っています。大手の旅行サイトは情報量が膨大で、かえって選びづらいものですが、TsugiTsugiは情報が簡素にまとまっているので、使っていてストレスがありません。

また2人で宿泊できる点も良いですね。当社は家族・親族、友人を連れての宿泊も認めており、社員やそのご家族にお喜びいただいております。

-今後、TsugiTsugiをどのように活用したいですか。

今後は社員への福利厚生にも活用を考えております。以前、社員懇親の場でTsugiTsugiで宿泊できる権利を活用し非常に好評でした。    

‐TsugiTsugiの法人向けプランをどのような企業にすすめたいですか。

業種や規模を問わず、出張の機会がある会社ならどのような会社にもおすすめできます。導入すれば当社と同様に、事務負担の軽減や社員のパフォーマンス向上が見込めるからです。社員が喜ぶ声を聞いて、導入したかいがありました。社員の意欲や成果の向上を考えている企業であれば、検討の価値はあります。

(取材日:2024年2月)

ご好評につきプランの申し込み受け付けは終了いたしました。
たくさんのお申込みありがとうございました。